Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych

Witamy w sklepie internetowym esotiq.com (dalej: „Serwis”) należącym do ESOTIQ & HENDERSON S.A. z siedzibą w Gdańsku, adres: ul. Budowlanych 31C, 80-298 Gdańsk (dalej: „Spółka”).

Esotiq przykłada dużą wagę do zapewnienia ochrony prywatności osób fizycznych oraz danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzoną działalnością.

Jako świadoma i odpowiedzialna organizacja dbamy o należyte informowanie o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. („RODO”).

Niniejsza Polityka zawiera informacje o tym, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i chronimy przekazane nam dane osobowe, jakie są cele i podstawy prawne przetwarzania oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest ESOTIQ & HENDERSON S.A. z siedzibą w Gdańsku, adres: ul. Budowlanych 31C, 80-298 Gdańsk, spółka wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000370553, NIP: 583-311-72-20, REGON: 221133543 (dalej: ”Administrator”.)

Kontakt w sprawach danych osobowych

Jeśli masz wątpliwości lub chcesz zadać nam pytanie dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych przez Esotiq, chcesz przesłać nam prośbę dotyczącą Twoich praw wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych lub powiadomić nas o naruszeniu ochrony Twoich danych osobowych skontaktuj się proszę z naszym Inspektorem Ochrony Danych.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Esotiq na adres:

• e-mail: IOD@esotiq.com
• korespondencyjny: Inspektor Ochrony Danych, ESOTIQ & HENDERSON S.A., : ul. Budowlanych 31C, 80-298 Gdańsk.

Relacje współadministrowania

W związku z funkcjonowaniem Serwisu oraz jako właściciel profili Esotiq w serwisach internetowych i mediach społecznościowych, aby osiągnąć założone cele biznesowe i zapewnić najwyższe standardy świadczonych usług, Esotiq przetwarza Twoje dane osobowe, w ramach relacji współadministrowania z innymi podmiotami.

Współadministratorzy samodzielnie decydują o celach i środkach przetwarzania danych, ale w różnym zakresie, w ramach zestawu informacji zwykle zebranego w aplikacji, serwisie lub systemie. Esotiq ponosi odpowiedzialność wyłącznie w zakresie przetwarzanych przez siebie danych osobowych w ramach współpracy realizowanej z wyżej wymienionymi podmiotami.

Informacje dotyczące relacji współadministrowania znajdziesz w rozdziale „Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych”.

Przekazywanie danych osobowych

Dane osobowe będą przekazywane przez Administratora wyłącznie zaufanym podmiotom, z którymi administrator zawarł odpowiednie umowy o współpracy, takim jak: podmioty dostarczające i obsługujące systemy lub rozwiązania informatyczne stosowane w Serwisie lub Spółce, podmioty wspierające w funkcjonowaniu i obsłudze Serwisu, dostawcy usług księgowych, prawnych, marketingowych, eventowych, pocztowych, kurierskich oraz operatorzy płatności internetowych.

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), ani udostępniane organizacjom międzynarodowym. W przypadku jednak, gdy jako Administrator korzystamy z dostawców usług spoza obszaru EOG, dokładamy należytej staranności, aby przetwarzanie było zgodne z obowiązującymi przepisami oraz odbywało się na zasadach zatwierdzonych przez Komisję Europejską, w szczególności w zakresie zapewnienia adekwatnego stopnia ochrony danych osobowych.

Sposób korzystania z praw

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych masz prawo do:

• wycofania zgody na przetwarzanie (jeśli działamy na podstawie udzielonej zgody)

• żądania dostępu do swoich danych osobowych,

• żądania sprostowania swoich danych osobowych,

• żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (chyba, że istnieje nadrzędna podstawa prawna) lub do celów marketingu bezpośredniego;

• tego, by nie podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, które ma istotny wpływ na Ciebie;

• przekazania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, na Twoją rzecz lub innego administratora danych osobowych;

• wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z przysługujących Tobie praw, lub w przypadku pytań związanych z niniejszą polityką, przetwarzaniem przez nas danych osobowych lub prawem do ochrony tych danych zachęcamy do kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: IOD@esotiq.com

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania twoich danych osobowych

Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe na różne sposoby i w różnych sytuacjach, w zależności od tego, czy jesteś Partnerem, Klientem, Dostawcą, czy Użytkownikiem naszego Serwisu internetowego, korzystasz z naszych fanpage’y lub naszych kont w mediach społecznościowych, czy jesteś zainteresowany współpracą lub pracą w Esotiq.

Dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, że zbierane przez nas dane są:

a) przetwarzane zgodnie z prawem;

b) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;

c) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Poniżej przedstawiamy informacje o przetwarzaniu danych osobowych uporządkowane w zestawy dedykowane kategoriom osób i relacją z Esotiq, dzięki temu szybciej odnajdziesz ten zakres informacji, który dotyczy właśnie Ciebie.

Użytkownicy (obecni oraz potencjalni) Serwisu internetowego w domenie esotiq.com, w tym ci posiadający Konto Klienta oraz nasze konta w usługach portali społecznościowych (fanpage)

Twoje dane osobowe pozyskaliśmy:

• bezpośrednio od Ciebie, w trakcie procesu zawierania i realizacji umów, np. umowy Konta Klienta Sklepu internetowego;

• bezpośrednio od Ciebie, podczas korzystania z Serwisu lub interakcji na naszych kontach w mediach społecznościowych

• od podmiotu uprawnionego do występowania w Twoim imieniu.

Dane osobowe możemy przetwarzać w zakresie: danych kontaktowych (np. adres e-mail, numer telefonu), danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko lub nazwa), danych niezbędnych do rozliczeń finansowych i ich dokumentowania (NIP, adres osoby lub prowadzonej działalności gospodarczej, dane płatnika, transakcje, sposób płatności), informacji dotyczących kont Użytkowników w serwisach zewnętrznych (w zakresie niezbędnym do zalogowania w Serwisie), zawartości plików cookie, informacji dotyczące dostępu do Serwisu (np. adresy IP, parametry przeglądarek WWW), informacji nieustrukturyzowanych (treści o potencjalnej lub prawdopodobnej zawartości danych osobowych, np. informacje o aktywności w serwisie, informacje przekazywane w korespondencji kierowanej do nas, informacje o aktywności w mediach społecznościowych).

W Serwisie, z wykorzystaniem plików cookie, korzystamy z narzędzi operacyjnych, analitycznych i wspierających komunikację marketingową, dostarczonych przez naszych partnerów lub serwisy społecznościowe. Więcej o tym przeczytasz w naszej Polityce plików cookie.

Cele przetwarzania danych i podstawa prawna

1. Nawiązanie komunikacji i utrzymania relacji z potencjalnym Użytkownikiem Serwisu lub poprzez usługi mediów społecznościowych – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na utrzymaniu komunikacji z potencjalnymi klientami i sympatykami marki (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

2. Realizacja postanowień umowy – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania czynności przed zawarciem umowy oraz do realizacji jej postanowień, w tym do świadczenia usług Serwisu oraz komunikacji i utrzymania relacji z Użytkownikiem Serwisu, zgodnie z zaakceptowanym przez Użytkownika Regulaminem Sklepu internetowego (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

3. Nawiązanie komunikacji i utrzymania relacji biznesowych – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych interesów administratora polegających na zakupie towarów i usług niezbędnych do prowadzenia działalności (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

4. Prowadzenie dokumentacji księgowo-podatkowej – przetwarzanie jest niezbędne do zrealizowania obowiązku prawnego wynikającego z art. 74 ustawy o rachunkowości i innych dotyczących podatników (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

5. Dochodzenie roszczeń i ochrona przed roszczeniami – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

6. Marketing usług własnych, gdy przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku realizacji poprzez wskazany kanał komunikacji [e-mail, telefon, whats’up], na podstawie udzielonej w tym zakresie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 Ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej).

7. Marketing usług własnych może być poprzedzony profilowaniem rozumianym jako zautomatyzowane dopasowanie udostępnianych treści według zainteresowań lub potrzeb klienta, gdy przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku profilowania, które wpływa istotnie na Twoje decyzje, wyłącznie, jeżeli udzielono takiej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

8. Marketing podmiotów współpracujących z Administratorem – poprzez wskazany kanał komunikacji [e-mail, telefon, whats’up], na podstawie udzielonej w tym zakresie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 Ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej).

Okres przetwarzania

1. Twoje dane osobowe będą przetwarzanie przez okres, w którym pozostajesz aktywnym Użytkownikiem Serwisu, a po tym czasie przez okres niezbędny do zachowania zgodności z przepisami prawa, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, jednak nie dłużej niż 6 lat. Dane przetwarzane są odpowiednio przez okres:

a. do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu/żądania usunięcia danych – dotyczy punktu 1, 3, 6 i 7 powyżej z wyłączeniem komunikacji e-mail;

b. do momentu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy – dotyczy punktu 2 powyżej;

c. 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła – dotyczy punktu 4 powyżej;

d. przedawnienia roszczeń – dotyczy punktu 5 powyżej; e. do czasu wycofania zgody – dotyczy punktu 6,7 i 8 powyżej.

2. Twoje dane osobowe przetwarzane w usługach portali społecznościowych:

a. dane zgromadzone w wiadomościach prywatnych – przez czas niezbędny do udzielania odpowiedzi na Twoje pytania lub do momentu zakończenia współpracy;

b. dane zawarte w komentarzach pod wybraną publikacją – będą dostępne do czasu usunięcia ich przez autora publikacji lub wpisu;

c. dane osobowe gromadzone przez portale społecznościowe tj. historia wpisów, historia aktywności – podlegają retencji na zasadach określonych regulaminem tych portali;

d. dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających strony produktowe lub fanpage Spółki będą przetwarzane przez czas dostępności tych danych w serwisach informacyjnych lub usługach portalu społecznościowego.

3. Administrator nie archiwizuje danych osobowych oraz Twojej aktywności w usługach mediów społecznościowych.

4. Dane przetwarzane na potrzeby przesyłania informacji marketingowych będą przetwarzane do czasu wycofania udzielonej zgody z zastrzeżeniem, że wycofanie tej zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania danych, którego dokonano przed tym wycofaniem.

Współadministrowanie

Esotiq jako założyciel profili w wymienionych poniżej serwisach społecznościowych dostarczanych przez wskazane podmioty, jest Współadministratorem danych osobowych publikowanych na tych profilach wraz z:

1. Facebook, Instagram, WhatsApp, Messenger - Meta Platforms Ireland Limited, ATTN: Privacy Operations, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland; więcej o prywatności: https://www.facebook.com/privacy/center/2. X (dawniej Twitter) - X Corp, 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103 USA; więcej o prywatności https://x.com/pl/privacy

3. Linkedin – LinkedIn Corporation, 1000 West Maude Avenue, Sunnyvale, CA 94085, USA; reprezentowana w Europie przez LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ireland, więcej o prywatności: https://pl.linkedin.com/legal/privacy/eu i https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy

4. Youtube – Google LLC, 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066, USA; więcej o prywatności: https://policies.google.com/?hl=pl

5. Tik Tok – TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, D02 T380, Irlandia; więcej o prywatności: https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/pl

Każdy z w/w Współadministratorów samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych, ale w różnym zakresie. Esotiq ponosi odpowiedzialność wyłącznie w zakresie przetwarzanych przez siebie danych osobowych.

Podczas korzystania z usług mediów społecznościowych niezależnie i odrębnie od Esotiq jako właściciela konta biznesowego w tych mediach, kiedy komunikujesz się z nami za pośrednictwem tych mediów także one odpowiadają za przetwarzanie Twoich danych. Jeśli założysz konto w usługach mediów społecznościowych Spółki zarządzające nimi podejmują dalsze przetwarzanie danych także we własnych celach opisanych szczegółowo w ich Politykach Prywatności. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania lub żądania kierowane do właścicieli platform społecznościowych skontaktuj się z nimi.

Informacje dodatkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i realizacji umowy oraz korzystania z funkcjonalności Serwisu i profili na portalach społecznościowych. Przetwarzanie danych w procesie marketingu usług własnych może być poprzedzone profilowaniem rozumianym jako zautomatyzowane dopasowanie udostępnianych treści według zainteresowań lub potrzeb klienta. Jeśli profilowanie wpływa istotnie na Twoje decyzje, mechanizm uruchamiany jest po tym, gdy udzielisz zgody.

Klienci Sklepu Internetowego

Twoje dane osobowe pozyskaliśmy: bezpośrednio od Ciebie, w trakcie procesu zawierania i realizacji umów, np. umowy Konta Klienta Sklepu internetowego, Umowy sprzedaży.

1. Realizacja postanowień umowy – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania czynności przed zawarciem umowy oraz do realizacji jej postanowień, w tym do realizacji Umowy sprzedaży oraz komunikacji i utrzymania relacji z klientem Sklepu internetowego, zgodnie z zaakceptowanym przez Użytkownika Regulaminem Sklepu internetowego (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

2. Nawiązanie komunikacji i utrzymania relacji biznesowych – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych interesów administratora polegających na zakupie towarów i usług niezbędnych do prowadzenia działalności (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

3. Prowadzenie dokumentacji księgowo-podatkowej – przetwarzanie jest niezbędne do zrealizowania obowiązku prawnego wynikającego z art. 74 ustawy o rachunkowości i innych dotyczących podatników (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

4. Dochodzenie roszczeń i ochrona przed roszczeniami – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

5. Marketing usług własnych, gdy przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku realizacji poprzez wskazany kanał komunikacji [e-mail, telefon, whats’up], na podstawie udzielonej w tym zakresie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 Ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej).

6. Marketing podmiotów współpracujących z Administratorem – poprzez wskazany kanał komunikacji [e-mail, telefon, whats’up], na podstawie udzielonej w tym zakresie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 Ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej).

Okres przetwarzania

1. Twoje dane osobowe będą przetwarzanie przez okres, w którym pozostajesz klientem Sklepu internetowego, a po tym czasie przez okres niezbędny do zachowania zgodności z przepisami prawa, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, jednak nie dłużej niż 6 lat. Dane przetwarzane są odpowiednio przez okres:

a. do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu/żądania usunięcia danych – dotyczy punktu 2, 5 powyżej;

b. do momentu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy – dotyczy punktu 1 powyżej;

c. 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła – dotyczy punktu 3 powyżej;

d. przedawnienia roszczeń – dotyczy punktu 4 powyżej;

e. do czasu wycofania zgody – dotyczy punktu 5 i 6 powyżej.

2. Dane przetwarzane na potrzeby przesyłania informacji marketingowych będą przetwarzane do czasu wycofania udzielonej zgody z zastrzeżeniem, że wycofanie tej zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania danych, którego dokonano przed tym wycofaniem.

Informacje dodatkowe

W procesie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej. Jeżeli jednak wymagałaby tego świadczona to dane osobowe mogą być przekazywane, na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, zgodnie z procedurą sprawdzającą lub w inny prawnie dozwolony sposób, w zgodzie z RODO.

Subskrybenci Newslettera

Twoje dane osobowe pozyskaliśmy: bezpośrednio od Ciebie w tracie procesu związanego z udzielaniem zgody na wysyłanie Newsletter Esotiq.

Dane osobowe przetwarzamy w zakresie danych kontaktowych (adres e-mail), danych identyfikacyjnych (imię - opcjonalnie).

Cele przetwarzania danych i podstawa prawna

1. Wysyłaniu Subskrybentom Newslettera Esotiq zawierającego informacje handlowe Administratora poprzez wskazany kanał komunikacji [e-mail], na podstawie udzielonej w tym zakresie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 Ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej).

2. Dochodzenie roszczeń i ochrona przed roszczeniami – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

3. Marketing produktów lub usług własnych – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

4. Marketing podmiotów współpracujących z Administratorem – poprzez wskazany kanał komunikacji [e-mail, telefon, whats’up], na podstawie udzielonej w tym zakresie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 Ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej).

Okres przetwarzania

Dane przetwarzane są odpowiednio przez okres:

1. do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu/żądania usunięcia danych – dotyczy punktu 3 powyżej;

2. przedawnienia roszczeń – dotyczy punktu 2 powyżej;

3. do czasu wycofania zgody – dotyczy punktu 1 i 4 powyżej.

Pozostałe informacje

W procesie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

Członkowie Klubu lojalnościowego Esotiq

Twoje dane osobowe pozyskaliśmy: bezpośrednio od Ciebie, w trakcie procesu przystępowania do Klubu lojalnościowego Esotiq.

Dane osobowe przetwarzamy w zakresie danych kontaktowych (np. nr telefonu, adres e-mail), oraz danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, numer karty lojalnościowej).

Cele przetwarzania danych i podstawa prawna

1. Realizacja postanowień umowy – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania czynności przed zawarciem umowy oraz do realizacji jej postanowień (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

2. Dochodzenie roszczeń i ochrona przed roszczeniami – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

3. Marketing usług własnych, gdy przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku realizacji poprzez wskazany kanał komunikacji [tel., e-mail], na podstawie udzielonej w tym zakresie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 Ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej).

Okres przetwarzania

Dane przetwarzane są odpowiednio przez okres:

1. do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu/żądania usunięcia danych – dotyczy punktu 3 powyżej;

2. do momentu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy – dotyczy punktu 1 powyżej;

3. przedawnienia roszczeń – dotyczy punktu 2 powyżej;

4. do czasu wycofania zgody – dotyczy punktu 3 i 4 powyżej.

Pozostałe informacje

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i realizacji umowy.

W procesie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

Osoby wypełniające ankietę w ramach Esotiq Team

Twoje dane osobowe pozyskaliśmy: bezpośrednio od Ciebie, w trakcie procesu wypełniania ankiety.

Dane osobowe przetwarzamy w zakresie danych kontaktowych (adres e-mail), oraz danych nieustrukturowanych (informacje zawarte w ankiecie).

Cele przetwarzania danych i podstawa prawna

1. Badaniem satysfakcji Klientów w szczególności przez wykorzystanie różnego typu ankiet), poprawa funkcjonowania aplikacji Esotiq, Sklepu Internetowego Esotiq, sklepów stacjonarnych Esotiq oraz jakości oferowanych przez Administratora towarów i usług na podstawie udzielonej w tym zakresie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

2. Dochodzenie roszczeń i ochrona przed roszczeniami – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Dane przetwarzane są odpowiednio przez okres:

1. przedawnienia roszczeń – dotyczy punktu 2 powyżej;

2. do czasu wycofania zgody – dotyczy punktu 1 powyżej.

Pozostałe informacje

W procesie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

Obecni i potencjalni dostawcy usług, urządzeń lub oprogramowania

Dane osobowe pozyskaliśmy od Ciebie bezpośrednio, w związku z procesem negocjacji i realizacji umowy lub z ogólnodostępnych źródeł.

Dane osobowe przetwarzamy w zakresie danych kontaktowych (np. nr telefonu, adres e-mail), danych dotyczących zatrudnienia (stanowisko, miejsce zatrudnienia) oraz danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko), danych niezbędnych do rozliczeń finansowych np. NIP, adres prowadzenia działalności gospodarczej, dane identyfikacyjne podmiotu uprawnionego do rozliczeń).

Cele przetwarzania danych i podstawa prawna

1. Nawiązanie komunikacji i utrzymania relacji biznesowych – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych interesów administratora polegających na zakupie towaru i usług niezbędnych do prowadzenia działalności (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

2. Prowadzenia ocen i klasyfikacji dostawców usług i towarów oraz jakości ich prac – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność ich przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO),

3. Realizacja postanowień umowy – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania czynności przed zawarciem umowy oraz do realizacji jej postanowień (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

5. Dochodzenie roszczeń i ochrona przed roszczeniami – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Okres przetwarzania

Dane przetwarzane są odpowiednio przez okres:

1. do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu/żądania usunięcia danych – dotyczy punktu 1-2 powyżej.

2. do momentu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy – dotyczy punktu 3 powyżej.

3. 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła – dotyczy punktu 4 powyżej.

4. przedawnienia roszczeń – dotyczy punktu 5 powyżej.

Pozostałe informacje

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i realizacji umowy. W procesie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

Reprezentanci/pracownicy naszych klientów biznesowych lub dostawców usług, urządzeń lub oprogramowania, łącznie zwanych Kontrahentami

Dane osobowe pozyskaliśmy od Ciebie bezpośrednio, w związku z procesem negocjacji i realizacji umowy od Kontrahenta, którego reprezentujesz lub z ogólnodostępnych źródeł.

Cele przetwarzania danych i podstawa prawna

1. Prowadzenie bieżącej komunikacji związane z relacjami handlowymi i gospodarczymi z kontrahentem – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych celów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

2. Dochodzenie roszczeń i ochrona przed roszczeniami – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych celów administratora polegających na ochronie interesów przedsiębiorcy (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Okres przetwarzania

Dane przetwarzane są odpowiednio przez okres:

1. do czasu zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu/żądania usunięcia danych lub do czasu ustania celu przetwarzania – dotyczy punktu 1 i 3 powyżej;

2. przedawnienia roszczeń – dotyczy punktu 2 powyżej;

3. do czasu wycofania zgody – dotyczy punktu 3 powyżej.

Pozostałe informacje

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i realizacji umowy z klientem biznesowym lub kontrahentem.

Osoby komunikujące się z nami

Dane osobowe pozyskaliśmy od Ciebie bezpośrednio z formularza kontaktu, treści komunikatu mailowego lub telefonicznego.

Cele przetwarzania danych i podstawa prawna

1. Rejestracja korespondencji i udzielenie odpowiedzi – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych celów administratora polegających na wywiązaniu się z terminowego odpowiadania na pisma, terminowym realizowaniu płatności dla dostawców, dbaniu o jakość współpracy z kontrahentami i innymi stronami zainteresowanymi (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Okres przetwarzania

Dane przetwarzane są odpowiednio przez okres:

1. do czasu zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu/żądania usunięcia danych lub do czasu ustania celu przetwarzania – dotyczy punktu 1 powyżej.

2. przedawnienia roszczeń – dotyczy punktu 2 powyżej.

Pozostałe informacje

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do uzyskania odpowiedzi na zapytanie. W procesie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

Osoby zainteresowane współpracą lub pracą w Esotiq

Dane osobowe pozyskaliśmy od Ciebie bezpośrednio w treści przekazanej nam aplikacji, w komunikacji bezpośredniej np. podczas rozmowy rekrutacyjnej, a jeśli wyrazisz zgodę również z innych uzgodnionych z Tobą źródeł informacji. W trakcie rekrutacji możemy wytworzyć kolejne informacje na Twój temat np. opinie, oceny kompetencji.

Podczas prowadzenia procesów rekrutacyjnych, by stworzyć twój profil rekrutacyjny możemy zbierać następujące kategorie twoich danych osobowych:

1. dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu;

2. informacje podane w aplikacji: historia twojej kariery zawodowej i zatrudnienia, data urodzenia, wizerunek, wykształcenie, umiejętności, znajomość języków obcych, zainteresowania oraz wszelkie inne informacje, jakie zostaną zawarte w twojej aplikacji;

3. inne dane: wszelkie informacje, jakimi zdecydujesz się podzielić z nami podczas procesów rekrutacyjnych oraz jakie wytworzymy w związku z aplikacja.

Nie można wykluczyć, że w procesie pojawią się dane szczególnych kategorii (w rozumieniu art. 9 RODO) np. informacje o stanie zdrowia, lecz będziemy je przetwarzać wyłącznie, jeśli takie dane przekażesz samodzielnie wraz z aplikacją.

Dodatkowo możemy w trakcie rekrutacji uzyskać następujące informacje:

1. ocena kompetencji: możemy na bazie aplikacji i obserwacji dokonanych w procesie rekrutacji wytworzyć informacje ocenne i opinie o twojej kandydaturze, możemy też poprosić cię o poddanie się ocenie kompetencji, swoich umiejętności, cech charakteru lub zdolności poznawczych;

2. referencje: możemy zdecydować się na pozyskanie referencji od osób/ instytucji, z twojej kariery zawodowej. Skontaktujemy się tylko z tymi osobami, których dane kontaktowe nam podałeś i wyłącznie po uzyskaniu twojej zgody.

Współadministrowanie – portale typu jobboard

Esotiq oraz serwisy rekrutacyjne np. Pracuj.pl są współadministratorami w zakresie twoich danych osobowych, kiedy odpowiadasz na naszą ofertę pracy za pośrednictwem takich serwisów.

Każdy z w/w współadministratorów samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych, ale w różnym zakresie. Esotiq ponosi odpowiedzialność wyłącznie w zakresie przetwarzanych przez siebie danych osobowych.

Podczas korzystania z usług portali typu “jobboard” niezależnie i odrębnie od Esotiq jako właściciela konta rekrutacyjnego, kiedy komunikujesz się z nami za pośrednictwem tych portali także one odpowiadają za przetwarzanie twoich danych. Jeśli założysz konto w usługach portali “jobboard” np. Pracuj.pl, to spółki zarządzające nimi podejmują dalsze przetwarzanie danych także we własnych celach opisanych szczegółowo w ich politykach prywatności. Polityka prywatności Grupy Pracuj SA (pracuj.pl) dostępna jest na stronie internetowej serwisu e-Recruiter

Informacje dodatkowe

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, choć w zakresie określonym w art. 221 §1 kodeksu pracy niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. W procesie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

Pliki cookie i inne technologie śledzące w serwisach

W ramach Serwisu oraz na samodzielnych stronach WWW przez nas utworzonych (landing page) korzystamy z informacji zapisywanych za pomocą plików cookies, czyli danych informatycznych, przechowywanych w urządzeniach końcowych użytkowników przeznaczonych do korzystania ze stron internetowych (np. komputer, tablet, telefon). Zazwyczaj zawierają one nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer, gdy odwiedzasz naszą stronę internetową, ale o tym więcej przeczytasz w Polityce plików cookies.

Lista podmiotów współpracujących z Esotiq

1. InPost Sp. z o.o.

2. GLS

3. DPD

4. Autopay

5. Klarna

Informacje końcowe

Wszelkie zapytania lub kwestie związane z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych należy kierować do Administratora w formie pisemnej, mailowej lub telefonicznej, na poniższe dane: Esotiq & Henderson Spółka Akcyjna ul. Budowlanych 31C, 80-298 Gdańsk kontaktowy adres e-mail: iod@esotiq.com.

Rozwijamy swoje kompetencje, modernizujemy procesy, poddajemy przyjęty model przetwarzania danych i środki bezpieczeństwa audytom, konsekwencją tego mogą być zmiany w skierowanych do Ciebie i udostępnionych tutaj komunikatach. Zastrzegamy sobie prawo do ich aktualizacji. Polityka prywatności może ulec zmianie również ze względu na zmianę przepisów prawa lub aktualizację w zakresie celów przetwarzania danych osobowych.

Informacja o zmianach w dokumentach publikowana będzie w Serwisie w zakładce Polityka prywatności

data aktualizacji: 2025-10-21

Użytkownik może w każdej chwili anulować otrzymywanie informacji handlowych poprzez wysłanie drogą mailową na adres kontakt@esotiq.com lub poprzez link „aby wpisać kliknij tutaj” w treści wysłanej wiadomości mailowej informacji o chęci rezygnacji z otrzymywania informacji handlowych lub złożenie rezygnacji z otrzymywania informacji handlowych z poziomu Newslettera.